Quelles sont les démarches à effectuer pour engager du personnel en Belgique ?

Vous envisagez d’élargir votre équipe mais vous vous sentez dépassé par les démarches administratives ? Ne vous inquiétez pas ! Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes essentielles pour recruter du personnel en respectant toutes les réglementations. Pour un accompagnement personnalisé et des conseils éclairés, n’hésitez pas à consulter des spécialistes compétents, tels qu’un secrétariat social.

Se préparer à embaucher son premier salarié

L’heure est venue pour votre entreprise de franchir une étape cruciale : engager votre premier travailleur. Cette décision n’est pas seulement un signe de croissance, mais elle ouvre également la porte à une multitude d’avantages. 

Engager du personnel, c’est partager votre charge de travail et dire adieu aux journées sans fin ! Avec un nouvel employé, abordez votre activité avec plus de sérénité et augmentez votre efficacité. Partager les responsabilités vous permettra d’accepter plus de commandes et d’augmenter votre chiffre d’affaires. De plus, vous pourrez déléguer certaines tâches, vous concentrant ainsi sur l’essentiel.

Avant de vous lancer tête baissée, une préparation minutieuse s’impose. Il est essentiel de réaliser des prévisions financières détaillées pour garantir que vous disposez du budget nécessaire pour engager un salarié. Pensez au salaire brut, aux charges sociales, aux avantages en nature et éventuellement aux formations nécessaires. Avoir une vision claire de ces coûts vous aidera à évaluer la faisabilité de cette nouvelle embauche pour votre entreprise.

Par la suite, la rédaction d’une offre doit être à la fois attractive, concise et bien formulée, mettant en avant les responsabilités du poste ainsi que les qualifications requises. Diffusez la sur les plateformes de recrutement appropriées pour toucher les meilleurs candidats. N’oubliez pas non plus de respecter les conditions d’embauche des travailleurs, en veillant à éviter toute forme de discrimination et en garantissant l’égalité des chances pour tous les candidats.

Alors, prêt à franchir le pas ? Si vous vous sentez perdu dans ces démarches, pas de panique ! Dans la suite de cet article, nous vous guiderons pas à pas, vous fournissant toutes les informations nécessaires pour faciliter votre démarche d’embauche.

Les démarches administratives à effectuer

Quand vous envisagez d’ajouter un nouvel employé à votre équipe, sachez qu’une série d’étapes administratives vous attend. Il est essentiel de les suivre avec précision pour être en conformité avec la législation sociale et fiscale belge.

Auprès de l’ONSS (démarches obligatoires)

La première étape incontournable est de vous inscrire à l’Office National de Sécurité Sociale en tant qu’employeur. Cette démarche vous confère la qualité d’employeur, indispensable pour toutes vos interactions avec la sécurité sociale.

S’enregistrer comme employeur dans le répertoire des employeurs (WIDE) de l’ONSS

Pour faciliter la tâche des employeurs, l’ONSS a lancé WIDE, une plateforme en ligne moderne et performante dédiée à l’identification et à la gestion de votre statut d’employeur.

Après avoir soumis votre demande d’identification dans WIDE, vous recevrez une lettre de confirmation de l’ONSS. Cette lettre contiendra votre numéro ONSS définitif, le code NACE qui qualifie les activités de votre entreprise, ainsi que les catégories d’employeur qui vous ont été attribuées.

Faire une déclaration DIMONA auprès de l’ONSS

Une fois que vous vous êtes correctement identifiés en tant qu’employeur sur la plateforme WIDE, la prochaine étape obligatoire est la réalisation d’une déclaration immédiate à l’emploi, communément appelée DIMONA.

Elle permet d’informer l’ONSS de l’engagement d’un nouveau travailleur au sein de votre entreprise. À chaque travailleur est attribué un code DIMONA personnalisé, facilitant ainsi l’accès aux informations relatives à son identité et à sa relation contractuelle avec vous.

Après avoir réalisé votre DIMONA, n’oubliez pas la DmfA ! La Déclaration multifonctionnelle trimestrielle est un document essentiel que vous devez introduire auprès de l’ONSS chaque trimestre. Cette déclaration remplace la déclaration ONSS trimestrielle et compile les données de salaire et de temps de travail de vos travailleurs. Elle est utilisée par diverses institutions sociales, telles que l’assurance maladie, le chômage, les pensions, et les allocations familiales.

S’affilier à un secrétariat social (facultatif)

Si vous souhaitez vous concentrer sur le cœur de votre activité sans vous tracasser outre mesure des obligations administratives, l’affiliation à un secrétariat social peut être la solution idéale pour vous.

Ces experts prennent en charge les déclarations à l’ONSS, la gestion et le calcul des salaires, le précompte professionnel, calcul et déclaration des indemnités de télétravail, et bien d’autres tâches encore. En vous appuyant sur leurs services, vous vous assurez d’être en ordre au niveau légal et réglementaire. Leurs conseils avisés en matière de rémunération et de gestion du personnel peuvent également vous aider à optimiser vos coûts salariaux et à renforcer la satisfaction de vos employés.

Bien que ce ne soit pas une obligation, faire appel à un secrétariat social est un investissement judicieux. Vous pouvez tout à fait gérer vous-même ces obligations administratives, mais en optant pour leurs services, vous gagnez en sérénité et en efficacité. De plus, vous réduisez les risques d’erreurs qui pourraient coûter cher à votre entreprise. 

Si le coût d’un secrétariat social peut être un frein, sachez que cette dépense est en partie remboursée. Dans le cadre de la réduction premier travailleur, vous pouvez bénéficier d’un remboursement de 36,45 € par trimestre. 

S’affilier à une caisse d’assurance familiale (obligatoire)

Si vous envisagez d’embaucher en Belgique, l’affiliation à une caisse d’assurance familiale est une étape incontournable. Vous devez vous inscrire dans les 90 jours suivant l’embauche d’un employé, même s’il n’est actuellement pas éligible aux allocations familiales.

Le choix vous est offert parmi 13 caisses reconnues par le gouvernement, telles que Acerta ou Attentia. Selon votre secteur, une caisse spécialisée pourrait être nécessaire, comme Group S. Cette démarche peut être effectuée par vous-même, votre secrétariat social ou votre représentant légal.

Ne tardez pas, car après 90 jours, vous serez automatiquement affilié à FAMIFED. Prenez donc bien le temps de choisir en fonction de vos besoins pour garantir une gestion sereine de votre entreprise !

Souscrire à une assurance contre les accidents du travail (obligatoire)

Ne faites pas l’erreur de penser que votre affiliation à l’ONSS couvre automatiquement le risque d’accident du travail. En réalité, cette assurance est une obligation légale distincte pour tous les travailleurs, qu’ils soient ouvriers, employés, ou même en période d’essai.

Ne négligez pas cette étape. En cas de non-respect, les conséquences sont sérieuses : sanctions pénales et risques financiers importants. Fedris, l’Agence fédérale des risques professionnels, veille au respect de cette obligation et peut procéder à votre affiliation d’office en cas de manquement.

Pour faciliter cette démarche, Fedris propose un répertoire électronique des polices d’assurance. Une fois identifié auprès de l’ONSS, intégrez votre contrat d’assurance dans ce répertoire avec votre numéro d’inscription ONSS.

En cas d’accident, vous devez également soumettre une Déclaration Risque Social (DRS). Les détails sur la manière de procéder sont disponibles sur le site de la sécurité sociale.

Vous l’aurez bien compris, prenez le temps de choisir une assurance adaptée dès le début de votre recrutement. La conformité et la sécurité de votre entreprise en dépendent.

Respecter la législation relative au bien-être au travail (obligatoire)

Lorsque vous accueillez de nouveaux talents au sein de votre entreprise, une démarche cruciale s’impose : veiller au bien-être de vos collaborateurs. Non seulement c’est une obligation légale, mais c’est également un choix qui peut avoir un impact direct sur la performance et la satisfaction au travail. Investir dans le bien-être de vos employés, c’est investir dans l’avenir et le succès de votre entreprise.

La législation belge, incarnée par la loi du 4 août 1996 et le Code du bien-être au travail, est claire : elle vise à assurer la sécurité, la santé et le confort de vos employés dans leur environnement professionnel. De la sécurité physique à la prévention des risques psycho-sociaux, en passant par l’ergonomie et l’hygiène, chaque détail compte.

Rédiger un règlement de travail de la société (obligatoire)

Lorsque vous ouvrez les portes de votre entreprise à de nouveaux talents, assurez-vous que les bases sont clairement établies. En Belgique, cela passe par la rédaction d’un règlement de travail. Considérez-le comme la carte d’identité de votre société, un guide qui définit les règles du jeu professionnel.

Ce document ne se limite pas à de simples formalités. Il doit aborder des éléments clés comme le mode de rémunération, les heures de travail et  horaires, les conditions de préavis, et les motifs grave de licenciement.

N’oubliez pas : chaque membre de votre équipe doit avoir accès à ce précieux document. Et s’il subit des modifications, assurez-vous que tous reçoivent la version actualisée.

Rédiger un contrat de travail suite à l’engagement de votre travailleur (obligatoire)

Engager un employé implique la rédaction d’un contrat de travail. C’est une obligation légale et un gage de clarté pour les deux parties.

Pour qu’il soit complet et en conformité avec la réglementation belge, le contrat de travail doit inclure plusieurs éléments essentiels. Il doit spécifier de manière explicite l’identité des parties concernées, c’est-à-dire l’employeur et le travailleur, ainsi qu’une description détaillée du poste proposé. De plus, il est crucial de préciser le type de contrat (à durée déterminée ou indéterminée), la rémunération, les horaires de travail, les modalités de fin de contrat telles que les préavis, et éventuellement intégrer des clauses supplémentaires comme la confidentialité ou la non-concurrence.

Après avoir rédigé le contrat, assurez-vous de le remettre au travailleur pour qu’il puisse le lire attentivement. Il est important qu’il comprenne bien toutes les conditions avant de le signer. Une fois signé par les deux parties, chaque exemplaire doit être conservé soigneusement dans les archives de l’entreprise.

N’oubliez pas que le contrat de travail est un document évolutif. Si des modifications interviennent pendant la durée de l’emploi, comme une augmentation de salaire ou un changement de fonction, elles doivent être consignées par écrit et un nouvel exemplaire du contrat doit être remis au travailleur.

Récapitulatif des différentes formalités en tant qu’employeur

Dans le secteur de la construction, soyez vigilant quant aux déclarations spécifiques. Les travaux liés aux articles 30bis et 30ter nécessitent une déclaration appropriée. De plus, pour les projets dépassant un budget de 500 000 euros, l’enregistrement quotidien des travailleurs sur la plateforme Checkinatwork est incontournable.

Quant au secteur Horeca, deux méthodes d’enregistrement journalier sont à votre disposition : l’outil en ligne Dimona ou l’utilisation de la caisse-enregistreuse. Optez pour la solution qui vous convient le mieux afin de déclarer correctement les heures travaillées et de profiter des avantages fiscaux associés.

Les aides disponibles en Belgique pour engager du personnel et limiter les coûts 

La Belgique, pays aux multiples facettes administratives, propose diverses aides régionales pour encourager l’embauche. Que vous soyez établi en Wallonie, à Bruxelles ou en Flandre, il existe des aides adaptées à votre situation pour faciliter vos recrutements et réduire vos charges. 

Au-delà de la réduction premiers engagements, d’autres aides régionales peuvent également vous être utiles : Activa.brussels vous offre une allocation déduite du salaire net du travailleur, pouvant aller jusqu’à 15.900 euros sur 30 mois. Cette aide est encore plus avantageuse pour les jeunes de moins de 30 ans sans diplôme de secondaire supérieur, avec une intervention financière pour leurs frais de formation jusqu’à 5.000 euros. D’autres aides, comme les Articles 60 et 61, permettent d’offrir un emploi à des personnes éloignées du marché du travail, en collaboration avec un CPAS. Ajoutons à cela la Réduction 57+ qui vous permet d’engager des travailleurs seniors de 57 ans et plus tout en bénéficiant d’une réduction des cotisations de sécurité sociale, valorisant ainsi l’expertise et l’expérience au sein de votre entreprise.

Formation en alternance et Stage First sont également des options intéressantes pour former de nouveaux talents tout en bénéficiant d’avantages financiers. De plus, des plans comme IBO et FPIE offrent des opportunités de formation en entreprise, avec des avantages spécifiques selon la région et la durée de la formation.

Enfin, des primes spécifiques sont disponibles pour les entreprises actives dans certains secteurs ou ayant des projets particuliers, comme la Prime pour un recrutement lié à un projet d’économie circulaire et la Prime pour un recrutement lié à un plan de croissance.  

Pour compléter cette palette d’aides, il est important de mentionner les chèques-formation. Ces chèques vous permettent de former vos employés de manière ciblée et efficace, en bénéficiant d’une prise en charge partielle ou totale des frais de formation. 

Faites appel aux services d’un secrétariat social

Pour une démarche sans embûches, rien ne vaut l’accompagnement d’experts aguerris, comme ceux d’un secrétariat social compétent. Remplissez le formulaire ci-dessous et prenez le premier pas vers une transition en toute confiance!

FAQ utile pour les futurs employeurs

Vous n’avez pas encore trouvé la réponse à votre question ? Découvrez ci-dessous d’autres questions-réponses intéressants à propos de l’engagement d’un collaborateur.