Licenciement d’un collaborateur : tout savoir sur la procédure en Belgique

En qualité d’employeur, vous pourriez être amené à prendre une décision délicate : le licenciement d’un travailleur. Contrairement à une démission, où le choix appartient au salarié, cette responsabilité vous incombe entièrement.

Ce n’est pas simplement une formalité administrative, mais un moment douloureux dans la vie d’un individu. C’est pourquoi il est primordial de vous entourer de professionnels compétents pour vous guider tout au long de ce processus, et de prendre le temps de vous informer sur les aspects légaux. C’est précisément ce que nous vous proposons dans cet article, en détaillant les différentes étapes d’une rupture de contrat !

Quels sont les motifs de licenciement valables en Belgique ?

En Belgique, tout travailleur licencié appartenant au secteur privé a le droit de connaître les motifs de son licenciement (conformément à la convention collective du travail n°109).

L’employeur peut communiquer de manière spontannée les raisons qui ont motivé le choix de licencier le collaborateur par écrit. Si l’employeur ne donne pas de justification, le travailleur licencié a le droit de demander à son employeur les motifs de son licenciement. Dans ce cas, une lettre par recommandé doit être envoyé à l’employeur dans un délai de 2 mois après la date de fin de contrat ou dans un délai de 6 mois si un préavis doit être presté.

L’employeur doit alors répondre par courrier recommandé en justifiant son acte. Il a un délai de 2 mois pour répondre à la demande (à partir du moment où il reçoit la lettre) en exposant les motifs concrets du licenciement.

Si ce dernier ne répond pas dans les délais prévus ou sans exposer des motifs clairs et concrets, il sera redevable d’une amende équivalent à 2 semaines de rémunération.

En Belgique, comprendre les différents motifs est essentiel pour agir avec justesse et en conformité avec la loi. Voici trois points clés à garder à l’esprit : 

Rappelez-vous que si les raisons ne sont pas clairement exposées, le collaborateur a le droit de réclamer des explications dans les deux mois suivant la fin de son contrat. Ne sous-estimez pas l’importance de fournir une justification solide et transparente dès le départ pour éviter toute complication future.

Nous allons à présent passer en revue les différentes manières de mettre fin à un contrat de travail, à savoir :

• la rupture unilatérale d’un contrat de travail
• la rupture d’un contrat de travail par commun accord
• la rupture par force majeur
  

Rupture unilatérale du contrat de travail 

La rupture unilatérale désigne la cessation de la relation de travail initiée par l’une des parties, gestionnaire ou collaborateur. Ce processus, régi par la législation belge, comporte trois principales options de rupture : 

1. Le licenciement moyennant un préavis 

Vous avez la possibilité de mettre fin à engagement professionnel en Belgique en recourant à la rupture de contrat avec préavis.

Dans ce processus, vous annoncez à votre salarié la fin de la relation de travail en fixant un délai de préavis. Ce laps de temps lui permet de se préparer à la transition et de rechercher un nouvel emploi. 

Une fois la rupture moyennant préavis notifiée, l’employeur doit continuer à fournir du travail au collaborateur jusqu’à la fin du délai de préavis. Il doit également respecter toutes les obligations de paiement, y compris le versement du salaire et des éventuelles indemnités de rupture prévues par la loi ou le contrat de travail.

2. Le licenciement pour faute grave (à effet immédiat)

Au cœur de la gestion des ressources humaines se trouve parfois la nécessité de prendre des décisions difficiles. L’une d’entre elles est la révocation pour faute grave. Ce n’est pas seulement une mesure radicale, mais une action nécessaire pour préserver l’intégrité et la santé de votre entreprise.

En quoi ça consiste au juste ? C’est une décision qui vous est confiée, mettant fin immédiatement à la relation de travail sans préavis ni indemnité, en raison d’une faute grave. Cela comprend les absences non justifiées, les refus répétés de se soumettre à un contrôle médical, les comportements sexuels, violents ou injurieux, les vols, les fraudes, le harcèlement, le racisme et les actes de concurrence déloyale.

Maintenant, parlons de la procédure que vous devez suivre. Vous devez agir rapidement et suivre une démarche rigoureuse. Tout d’abord, vous devez résilier le contrat de travail dans un délai de 3 jours ouvrables à partir de la connaissance de la faute grave. Ensuite, vous devez informer le salarié des motifs graves reprochés dans un délai de 3 jours ouvrables à compter du lendemain de la résiliation du contrat. Cette notification doit être claire et précise, permettant au salarié de comprendre sans ambiguïté les motivations de licenciement.

La lettre de licenciement doit être motivée par écrit, exposant avec précision les faits reprochés. Bien que la lettre recommandée soit souvent utilisée, d’autres moyens de notification, tels que l’exploit d’huissier ou la remise en main propre avec accusé de réception, sont également envisageables.

Rappelez-vous, aucune indemnité n’est due. Vous êtes dispensé de payer toute indemnité de rupture, que ce soit pour le préavis, les jours fériés suivant la rupture, ou d’autres types d’indemnités.

3. Licenciement avec indemnités de rupture (sans préavis)

Contrairement au renvoi avec préavis où le collaborateur reste en poste pendant une période déterminée, celui avec indemnités de rupture met fin immédiatement à la relation de travail. Dans ce cas, il faut verser au salarié une indemnité compensatoire en lieu et place du préavis. Cette mesure permet de mettre fin à la relation de travail de manière rapide et efficace, tout en respectant les droits de chacun.

La procédure à suivre est assez facile : vous pouvez notifier la fin du contrat de travail à votre salarié par une simple communication verbale. Cependant, pour une tranquillité d’esprit et pour éviter toute contestation potentielle, il est vivement recommandé d’envoyer également un document écrit avec accusé de réception. Cette mesure vous assure une documentation claire et complète de la notification de la rupture.

Rupture d’un commun accord

Lorsque vient le moment de mettre fin à la relation de travail avec l’un de vos collaborateurs, il existe une option souvent méconnue mais efficace : la rupture d’un commun accord. Cette approche, également connue sous le nom de résiliation conventionnelle, suppose que les deux parties, à savoir le gestionnaire et le collaborateur, décident ensemble de mettre un terme à l’accord salarial.

En pratique, cela signifie que les deux parties se réunissent pour discuter des modalités de leur séparation. Ils peuvent convenir ensemble de la date à laquelle la mise à pied prendra effet, ainsi que des éventuelles conditions financières telles que les indemnités compensatoires.

La simplicité de cette démarche en fait sa force. La rupture d’un commun accord peut être formalisée à tout moment, que ce soit pendant la durée du contrat ou même pendant la période de préavis. Pour garantir une procédure transparente et sécurisée, il est recommandé de rédiger et de signer un papier confirmant la fin du contrat.

Rupture en cas de force majeur

Imaginez-vous dans une situation où l’exécution de votre contrat de travail devient impossible en raison d’un événement imprévisible et irrésistible, tel qu’un incendie dévastateur ou une catastrophe naturelle. C’est là que la notion de force majeure entre en jeu.

La force majeure n’est pas une simple difficulté passagère, mais un obstacle insurmontable à l’exécution du contrat de travail. Elle ne résulte de la faute ni du recruteur ni du collaborateur, mais d’événements particuliers totalement indépendants de leur volonté.

Mais quelles situations peuvent être considérées comme des cas de force majeure ? La réponse varie en fonction des circonstances spécifiques de chaque cas. Par exemple, un incendie ravageant une entreprise ou le retrait définitif du permis d’un chauffeur de bus peuvent être des exemples de force majeure. De même, une incapacité définitive de travail peut également entraîner la fin du contrat pour force majeure, dans ce cas, connue sous le nom de force majeure médicale.

Lorsqu’une force majeure définitive survient, elle entraîne la rupture du contrat. Cela signifie que les obligations contractuelles des deux parties prennent fin, sans qu’il soit nécessaire de respecter un préavis ou de verser une indemnité. Il est important de noter que la force majeure peut être définitive ou temporaire. Dans le premier cas, elle entraîne la rupture du contrat, tandis que dans le second cas, elle ne fait que suspendre temporairement l’exécution du contrat de travail.

Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un secrétariat social compétent en remplissant le formulaire en ligne.

Notification du licenciement par écrit (lettre recommandé)

Voici un guide pratique pour vous aider à naviguer à travers les formalités de notification :

La notification par écrit

La première étape cruciale est de rédiger une lettre formelle. Elle doit être rédigée de manière claire, précise et professionnelle. Assurez-vous qu’elle soit datée et signée. 

Choix du mode de notification

Soit par le biais d’un huissier de justice, soit par courrier recommandé.

Contenu de la lettre

Veillez à inclure les éléments suivants : la mention claire qu’il s’agit d’une séparation d’emploi, la durée du préavis à respecter, la date à laquelle le préavis commence et votre signature et la date de rédaction de la lettre.

Point important : Il est crucial de respecter les délais de préavis prévus par les texte légaux. Pour les salariés, le préavis commence le premier jour du mois suivant la notification. Pour les ouvriers, il débute le lundi suivant la notification. Sachez que si les formalités de notification ne sont pas respectées, la cessation d’emploi pourrait être considéré comme nul. Cela peut entraîner des conséquences juridiques et financières pour les activités de votre entreprise. 

Préavis et indemnités de licenciement

Plusieurs facteurs influencent la durée du préavis et les indemnités :

1. Type de contrat : Les contrats de travail peuvent être de différents types, tels que des contrats à durée déterminée ou indéterminée. Les termes et conditions de ces contrats peuvent influencer la durée du préavis et les indemnités.
2. Catégorie du salarié : Les ouvriers peuvent être régis par des conventions collectives spécifiques à leur secteur qui fixent des normes différentes de celles des employés de bureau.
3. Ancienneté : Dans de nombreux cas, la durée du préavis et les indemnités augmentent en fonction de l’ancienneté de l’employé au sein de l’entreprise.

Que se passe-t-il en cas de maladie pendant le préavis ? Le délai est interrompu pendant la maladie et reprend une fois que le collaborateur  est rétabli.

Au-delà de ces considérations, il est important de rappeler un droit fondamental des licenciés et démissionnaires : le congé de sollicitation. Ce  congé leur permet de consacrer du temps à la recherche d’un nouvel emploi, tout en étant encore en poste. Que ce soit pour passer des entretiens, rédiger des CV ou explorer de nouvelles opportunités, ce droit leur assure une transition professionnelle plus sereine. 

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Comment calculer la durée du préavis ?

Calculer la durée du préavis peut sembler être un défi de taille, mais c’est en réalité une question de divers facteurs. Tout d’abord, l’ancienneté joue un rôle clé : plus vous avez de l’expérience au sein de l’entreprise, plus votre préavis peut être long. Que vous démissionniez ou que vous soyez licencié, que votre contrat soit à durée indéterminée ou déterminée, tout cela influe également sur la durée du préavis.

Et ce n’est pas tout ! En Belgique, cela dépend même de la date à laquelle votre contrat de travail est entré en vigueur. Si vous avez commencé à travailler avant le 1er janvier 2014, les modalités peuvent être différentes de celles pour ceux qui ont commencé après cette date.

Vous vous demandez quelles sont exactement les règles qui s’appliquent à vous ? Ne vous inquiétez pas, nous avons un article spécifique détaillant tout ce que vous devez savoir sur le calcul du préavis en fonction de votre situation.

De plus, vous pouvez toujours décider de vous affilier à un secrétariat social. Ce dernier pourra calculer le délai du préavis, s’occuper des démarches administratives et vous conseiller au mieux.

Comment calculer l’indemnité de licenciement belgique ?

Lorsqu’il s’agit de licencier en Belgique, il est essentiel de comprendre les implications financières de cette décision, notamment en ce qui concerne l’indemnité. Il s’agit d’un élément crucial pour assurer une transition en douceur, même dans les moments difficiles. Voici comment la calculer,  que ce soit dans le cadre d’un préavis respecté ou d’une rupture immédiate :

1. Licenciement avec préavis respecté : Si vous respectez la période de préavis convenue dans le contrat de travail, le salarié continuera à travailler et à être rémunéré normalement pendant cette période. Dans ce cas, aucune indemnité  n’est due.
2. Rupture immédiate sans préavis : Si vous décidez de mettre fin au contrat instantanément, sans respect du délai de préavis, vous devez verser une indemnité. Celle-ci  est calculée en fonction du salaire mensuel de base du salarié et de la durée du préavis non respecté. Multipliez le salaire mensuel de base par le nombre de mois de préavis non respecté.

Notez que cette indemnité comprend non seulement le salaire de base, mais également tous les avantages et primes mentionnés dans le contrat de travail, tels que les primes de fin d’année ou les avantages sociaux.

Documents sociaux à remettre au travailleur

Lors de la fin du contrat de travail du collaborateur, l’employeur est tenu de lui remettre différents documents sociaux, à savoir :

1. Certificat de travail (sur demande du travailleur) : ce certificat atteste les dates de début et de fin du contrat, ainsi que la nature du travail effectué.
2. Décompte des derniers paiements (obligatoire) : Il récapitule tous les paiements effectués au collaborateur lors du règlement final.
3. Compte individuel (obligatoire) : Il présente un résumé complet des rémunérations perçues par le signataire  au cours de l’année en cours. Il doit être remis dans les deux mois suivant la fin du trimestre de la fin du contrat.
4. Certificat de chômage (obligatoire) (C4) : Indispensable pour qu’il puisse introduire sa demande d’allocations de chômage et son indemnité.
5. Fiche fiscale 281.10 : Cette attestation lui permet de remplir sa déclaration fiscale pour l’année en cours.
6. Attestation de Vvcances  : Nécessaire pour le calcul des jours de congé et du pécule à payer.
7. Fiche d’information en matière d’éco-chèques (si applicable) : Si il y avait droit, cette fiche est obligatoire.
8. Dimona de sortie : Essentiel  pour notifier les autorités compétentes de la fin du contrat de travail.

Règles particulières

1. Contre-préavis donné par le travailleur si ce dernier a trouvé un emploi : Lorsque vous notifiez un préavis de rupture de contrat, le salarié a la possibilité de donner un contre-préavis s’il a trouvé un autre emploi. Dans ce cas, les délais de préavis sont réduits selon l’ancienneté, allant d’une à quatre semaines.
2. Préavis réduit dans le cas des salariés engagés dans le cadre d’un programme de remise au travail : Les collaborateurs engagés dans le cadre de programmes de remise au travail spécifiques bénéficient d’un préavis réduit de seulement sept jours en cas de démission.
3. Licenciement à l’âge légal de la pension : Lorsque vous mettez  fin au contrat de travail d’un salarié qui approche de l’âge légal de la pension (65 ans), le délai de préavis est limité à un maximum de vingt-six semaines, même si les règles normales prévoient un préavis plus long.
4. Préavis et incapacité de travail : En cas de départ pendant une période d’incapacité de travail résultant d’une maladie ou d’un accident survenant après la notification du préavis, assurez-vous de verser une indemnité de congé couvrant la période de préavis non prestée.
5. Licenciement pour une entreprise en difficulté ou en restructuration (licenciement économique) : Les délais de préavis peuvent être réduits à un minimum de vingt-six semaines si l’entreprise est reconnue comme étant en difficulté ou en phase de restructuration, dans le cadre d’un régime de chômage avec complément d’entreprise.
6. Spécificité pour les travailleurs en animation socio-culturelle et sportive (Art 17) : Ils bénéficient de délais de préavis différents en fonction de la durée de leur contrat. Ces délais peuvent être modifiés par une convention collective de travail rendue obligatoire par le Roi.

Récapitulatif de vos obligations en tant qu’employeur lors d’un licenciement

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Chaque cas de licenciement comporte son lot de particularités et de subtilités, spécialement adaptées à différents secteurs. Pour une démarche sans embûche, rien ne vaut l’accompagnement d’experts aguerris, comme ceux d’un secrétariat social compétent. Si vous envisagez une adhésion ou un changement de secrétaritat social pour un suivi plus attentif, nous sommes là pour vous guider.

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