Pourquoi et comment changer de secrétariat social ?

Q: Quel est le rôle d'un secrétariat social ?

Le secrétariat social est chargé de réaliser les tâches administratives relatives à la gestion des ressources humaines, comme le calcul du salaire, la gestion de la paie et des précomptes professionnels , ainsi que les déclarations fiscales. Il a aussi pour fonction de conseiller juridiquement l'entreprise associée, selon les besoins.

Q: Quel est le meilleur secrétariat social en Belgique ?

Le meilleur secrétariat social, c'est avant tout celui qui correspond aux besoins de votre entreprise et à vos attentes en termes de services, d'optimisation salariale, de réactivité, de conseils ou encore de budget. Certains secrétariat sociaux belges jouissent toutefois d'une très bonne réputation, comme Partena professionnal (leader du marché), Attentia , Liantis , SD Worx , Securex , Acerta ou encore Group S. Nous vous recommandons de bien comparer les offres avant de fixer votre choix !

Q: Qu'est-ce qu'un bureau social ?

Un bureau social est un prestataire à qui une entreprise peut déléguer ses tâches RH. Dans son concept, il a les mêmes missions qu'un secrétariat social , mais à quelques différences près. Par exemple, un bureau social ne peut pas prendre en charge ce qui concerne les cotisations sociales (ni les percevoir, ni les reverser), ni le précompte professionnel des employés. Le bureau social remplit toutefois de nombreuses fonctions RH, comme le calcul des salaires, la gestion des paies, la gestion de planning et toute la partie conseils.

Q: Qu'est-ce qu'un secrétariat social pour indépendant ?

Les secrétariats sociaux s'adressent le plus souvent aux petites et moyennes entreprises , afin de soulager ces structures de leurs tâches administratives. Les travailleurs indépendants doivent aussi gérer ces tâches, notamment le calcul et le paiement des côtisations sociales. Le recours a un secrétariat social permet aux indépendants de déléguer ces tâches et de les assurer qu'elles seront correctement effectuées. Il est aussi un partenaire très utile en ce qu'il vous aide à rédiger les contrats, effectuer les déclarations fiscales et vous donne des conseils juridiques.

Vous n’êtes pas convaincu de la prestation de votre secrétariat social actuel ? Confiez dès maintenant l’administration de votre personnel à un secrétariat social de qualité ! Découvrez dans cet article les informations à connaître pour changer facilement de secrétariat social et trouver celui qui répondra à vos besoins.

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Pourquoi changer de secrétariat social ?

Votre secrétariat social est un partenaire au quotidien pour vous et votre entreprise en lequel vous devez avoir une totale confiance et qui se doit d’être réactif pour gérer l’administration salariale de votre personnel.

La réactivité est une qualité indispensable pour un secrétariat social, en ce qu’elle implique d’être au courant de tous les changements au niveau de la législation sociale belge afin d’être toujours en règles. De bons conseils donnés par un secrétariat social compétent peuvent également vous faire économiser de l’argent en optimisant les salaires de vos employés.

Vous l’aurez compris, avoir un secrétariat social de qualité et qui vous convient est donc une affaire à ne pas négliger ! Voici 5 avantages à changer de secrétariat social :

1) Pour optimiser davantage sa charge salariale

Un secrétariat social sait comment optimiser les charges salariales, notamment grâce aux experts-comptables qui savent gérer cet aspect précis d’une entreprise et vous faire opter pour les meilleurs choix. Un bon secrétariat social sait comment évoluent les lois du travail en matière de fiscalité afin de vous en faire tirer les meilleurs avantages (quelles sont les abaissements de charges possibles, les aides disponibles, etc.) Il convient donc d’opter pour un prestataire qui est toujours à la page et performant dans ce domaine.

2) Pour obtenir un meilleur suivi et éviter des erreurs

Il se peut qu’avec le temps, votre secrétariat social ne réponde plus à vos exigences en matière d’objectifs ou de délais. Vous pouvez aussi avoir envie de bénéficier d’un suivi plus régulier, ou d’un interlocuteur attritré pour votre entreprise, vous garantissant d’avoir toujours affaire avec quelqu’un qui connaît votre dossier pour un suivi qualitatif, personnalisé et efficace. Cela permet également d’éviter les erreurs et les incompréhensions.

3) Pour économiser de l’argent et du temps

Chaque secrétariat social propose sa gamme de tarifs et sa gamme de services. Un des avantages à changer de partenaire est donc d’une part de bénéficier d’une meilleure offre (économiquement parlant), mais aussi d’obtenir de nouvelles prestations pour votre entreprise. Vous gagnez ainsi de l’argent, mais aussi du temps en délégant plus de missions à votre secrétariat social.

4) Pour accompagner l’évolution de vos besoins

Votre entreprise évolue, et vos besoins aussi. Les années passent, et l’offre de votre secrétariat social ne convient plus à vos attentes. Changer de prestataire vous assure un meilleur suivi RH et une gestion plus fuide, ce qui est dans votre intérêt, mais aussi celui de vos collaborateurs.

5) Pour remettre à plat les besoins RH et repartir sur des bases saines

Enfin, le dernier avantage à changer de secrétariat social est de (re)dynamiser votre entreprise. Cela peut tout à fait être le moment d’une consultation globale auprès de vos équipes, afin de connaître leurs besoins en gestion des ressources humaines, les éventuels problèmes rencontrés jusque-là, des attentes qui ne sont pas sastisfaites… Cela participe à offrir un certain renouveau au sein de votre entreprise et de repartir sur des bases RH saines et bénéfiques pour le bon développement de votre société.

Quand peut-on changer de secrétariat social ?

Idéalement, dès que vous ressentez le besoin de changer de secrétariat social, il est recommandé d’entamer les démarches en ce sens, afin de pouvoir au plus vite mettre en place les nouveaux logiciels, bénéficier des nouvelles prestations et/ou des nouveaux tarifs, et enfin de régler tout problème en cours.

Cela étant, le contrat passé avec votre secrétariat social fixe les conditions de votre association, et notamment les modalités de rupture de contrat. Dans la plupart des cas, vous devrez respecter un préavis (en général de 6 mois) avant de pouvoir changer d’organisme.

Les contrats courant généralement d’une année calendaire à l’autre, il vous faudra donc déposer votre préavis de rupture soit avant la fin du mois de juin (si le contrat est reconduit en janvier de l’année suivante), soit 6 mois avant la date figurant sur votre contrat.

Cela vous laisse assez de temps pour comparer les différentes offres du marché et trouver votre futur partenaire de travail. N’hésitez pas pour cela à comparer plusieurs devis pour trouver un secrétariat social qui réponde parfaitement à vos attentes.

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Comment changer de secrétariat social en Belgique ?

Le changement de secrétariat social n’est pas une procédure compliquée. Certes, il s’agit d’un transfert de lourds dossiers administratifs, mais c’est une démarche dont votre nouveau secrétariat social va se charger pour vous.

Les points importants qui vont incombent sont de faire les bonnes recherches et les bons choix pour votre nouveau prestataire d’une part, et de vous assurer que vous respectez bien les termes de votre ancien contrat d’autre part (principalement vis-à-vis du délai de préavis).

Voici dans le détail les 4 grandes étapes à suivre pour changez de secrétariat social en Belgique :

Etape n°1 : Trouver un nouveau secrétariat social qui correspond à ses besoins

Votre expérience avec votre secrétariat social actuel vous en a appris beaucoup sur les besoins de votre entreprise en matière de gestion RH et sur ce que vous attendez de ce type de partenariat.

Avant de débuter vos recherches, il est fortement conseillé de commencer par faire un point sur les problèmes que vous rencontrez actuellement avec votre secrétariat social, vos nouveaux besoins et les qualités que vous recherchez. Cela vous permettra de mieux sélectionner les candidats potentiels et, à terme, de trouver le secrétariat social qui vous assurera le meilleur suivi.

Par exemple, trouvez-vous que votre secrétariat social actuel est difficile à joindre, peu réactif ou peu précis sur les réponses aux questions juridiques que vous lui posez ? Regrettez-vous de ne pas avoir de gestionnaire de dossier attitré ? Trouvez-vous les outils fournis inadaptés ou peu intuitifs ? Ce sont autant d’éléments qui doivent vous guider dans la recherche d’un nouveau secrétariat social.

Nous vous invitons à consulter notre liste des secrétariats sociaux belges et à faire une demande de devis gratuits pour comparer les meilleures offres du marché.

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Etape n°2 : Relire le contrat d’affiliation avec le secrétariat social actuel

Dès que vous pensez à un changement de secrétariat social, nous vous recommandons de relire soigneusement le contrat d’affiliation signé avec votre partenaire actuel. Prenez bien connaissance du délai d’affiliation minimal (qui est de 3 ans, le plus souvent) et de toute condition ou procédure supplémentaire concernant une éventuelle rupture de contrat.

Le délai de préavis est également une information capitale à identifer dans les clauses de votre contrat. Généralement, celui-ci est de 6 mois. Attention, vous ne pouvez changer de secrétariat social qu’au début d’un trimestre, soit les 1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre, du fait de la déclaration de l’Office Nationale de Sécurité Sociale.

Etape n°3 : Adresser une lettre de résiliation au secrétariat social

Pour déclencher le préavis de rupture de contrat avec votre secrétariat social, vous devez transmettre une lettre de résiliation. Certaines informations doivent obligatoirement figurer dans cette lettre :

Les coordonnées de votre entreprise
Un texte rappelant les tenants du contrat, une explicitation de la volonté de rompre ce contrat, le délai de préavis et les dates de celui-ci ainsi que la date effective de fin de contrat
La signature du chef d’entreprise

Il convient d’envoyer cette lettre par courrier recommandé, en prévoyant bien évidemment une marge afin que votre secrétariat social en prenne connaissance avant le début de votre préavis.

Voici un exemple de lettre de résiliation proposé par Partena professionnal.

Etape n°4 : Adhérer à un nouveau service de secrétariat social

Il ne vous reste plus qu’à souscrire un nouveau contrat avec le secrétariat social que vous aurez choisi. À partir de ce moment, c’est le nouveau secrétariat social qui prend le relai en suivant quelques étapes :

Il commence par installer et configurer les outils nécessaires à la nouvelle collaboration. Toutes les données utiles sont également encodées dans ses logiciels.
Une formation est donnée aux collaborateurs, comme le responsable des salaires, pour maîtriser les nouveaux outils.
Après la formation, le système mis en place est testé avant le lancement. Des rectifications sont effectuées si des problèmes existent.
Si tout se passe bien, le logiciel est utilisé au sein de la société. En parallèle, le nouveau secrétariat social définit les potentiels coûts salariaux avec le département financier.

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Vous souhaitez changer de secrétariat social ? Vous vous demandez quel est le nouveau prix à payer ? Nous vous conseillons de comparer les coûts avec des devis.

Des sites, comme le nôtre, permettent d’effectuer cette comparaison. La démarche se passe essentiellement en ligne. Le plus intéressant, c’est que notre service de devis en ligne est totalement gratuit.

Pour cela, remplissez le formulaire ci-dessous avec vos données personnelles et les informations concernant votre entreprise (nombre de collaborateurs, secteur d’activité, etc.).

Une fois que cette phase terminée, nous contactons des prestataires fiables afin de vous donner des devis clairs et à la hauteur de vos attentes. N’attendez plus pour changer de secrétariat social !

Questions fréquemment posées à notre rédaction à propos des secrétariats sociaux

Quel est le rôle d’un secrétariat social ?

Le secrétariat social est chargé de réaliser les tâches administratives relatives à la gestion des ressources humaines, comme le calcul du salaire, la gestion de la paie et des précomptes professionnels, ainsi que les déclarations fiscales. Il a aussi pour fonction de conseiller juridiquement l’entreprise associée, selon les besoins.

Quel est le meilleur secrétariat social en Belgique ?

Le meilleur secrétariat social, c’est avant tout celui qui correspond aux besoins de votre entreprise et à vos attentes en termes de services, d’optimisation salariale, de réactivité, de conseils ou encore de budget. Certains secrétariat sociaux belges jouissent toutefois d’une très bonne réputation, comme Partena professionnal (leader du marché), Attentia, Liantis, SD Worx, Securex, Acerta ou encore Group S. Nous vous recommandons de bien comparer les offres avant de fixer votre choix !

Qu’est-ce qu’un bureau social ?

Un bureau social est un prestataire à qui une entreprise peut déléguer ses tâches RH. Dans son concept, il a les mêmes missions qu’un secrétariat social, mais à quelques différences près. Par exemple, un bureau social ne peut pas prendre en charge ce qui concerne les cotisations sociales (ni les percevoir, ni les reverser), ni le précompte professionnel des employés. Le bureau social remplit toutefois de nombreuses fonctions RH, comme le calcul des salaires, la gestion des paies, la gestion de planning et toute la partie conseils.

Qu’est-ce qu’un secrétariat social pour indépendant ?

Les secrétariats sociaux s’adressent le plus souvent aux petites et moyennes entreprises, afin de soulager ces structures de leurs tâches administratives. Les travailleurs indépendants doivent aussi gérer ces tâches, notamment le calcul et le paiement des côtisations sociales. Le recours a un secrétariat social permet aux indépendants de déléguer ces tâches et de les assurer qu’elles seront correctement effectuées. Il est aussi un partenaire très utile en ce qu’il vous aide à rédiger les contrats, effectuer les déclarations fiscales et vous donne des conseils juridiques.