Secrétariat social en Belgique : Services, prix et comparatif 2024
Le calcul des salaires, la gestion administrative et autres déclarations fiscales prennent beaucoup de temps et d’énergie aux structures. Concentrez-vous sur l’essentiel de vos activités en confiant ces tâches à un secrétariat social. Découvrez-en plus sur les missions de cet organisme agréé et sur les avantages d’une affiliation grâce à notre comparatif !
Table des matières
Qu’est-ce qu’un secrétariat social ? Quel rôle et quelle distinction avec un bureau social ?
En Belgique, le secrétariat social désigne l’organisme qui prend en main la réalisation d’un certain nombre de tâches administratives pour des employeurs, des entreprises et des travailleurs indépendants. Il s’agit d’une combinaison de services qui touchent l’administration salariale, la gestion des ressources humaines et l’assistance sociojuridique.
Un tel organisme ne peut avoir la dénomination de secrétariat social que s’il est agréé, c’est-à-dire s’il dispose d’un agrément délivré par le ministère des Affaires sociales. Il doit aussi avoir le statut d’ASBL (Association Sans But Lucratif). On dénombre 23 secrétariat sociaux agréés en Belgique.
Cet agrément autorise l’organisme à percevoir les cotisations sociales et patronales pour les reverser aux administrations belges. Cela concerne également le précompte professionnel. C’est ce qui distingue le secrétariat social du bureau social, qui, lui, ne dispose pas de l’agrément nécessaire et ne peut donc pas servir d’intermédiaire entre les entreprises et des services tels que l’ONSS.
Quels sont les services offerts par un secrétariat social en Belgique ?
Les services proposés par un secrétariat social sont nombreux, et englobent des thématiques variées comme la fiscalité, la gestion du personnel ou encore le droit du travail et la législation sociale. Parmi les prestations offertes par les secrétariats sociaux agréés, on retrouve ainsi :
- Le traitement des salaires (calcul et gestion des paies)
- La gestion des ressources humaines
- L’émission de documents et déclarations
- La gestion des ressources
- Des conseils socio-juridiques
- Le signalement du risque social
Le calcul des salaires
Le secrétariat social assure le calcul mensuel des salaires des employés d’une entreprise. Il est également en charge du calcul de précompte professionnel, des différentes primes, des indemnités, des compléments de salaire et des préavis. De fait, c’est aussi lui qui émet et transmet les paies et les fiches de paie.
La gestion des ressources humaines et formalités administratives
C’est au secrétariat social que revient la tâche de gérer les formalités administratives liées à l’incapacité de travail, aux congés, à l’absentéisme, au crédit-temps et à la prépension. Cela passe principalement par la mise à disposition par le secrétariat social d’un logiciel de gestion du personnel, afin de facilité le transfert d’informations.
L’émission de documents et déclarations
Il est également en charge de l’émission de nombreux documents administratifs tels que les fiches de salaire et toutes les déclarations qui permettent de calculer les précomptes et les cotisations destinées à la sécurité sociale et aux administrations fiscales.
Dans certains cas, le secrétariat social rédige les contrats de travail et les ruptures de contrats et peut aussi faire les demandes de subventions et aides de l’état.
La gestion des ressources
Le secrétariat social s’assure que l’entreprise soit en règles en matière de fiscalité et qu’il respecte ses obligations légales. Il se charge donc de remplir les déclarations obligatoires et de verser les cotisations sociales et patronales.
Conseils sociojuridiques aux employeurs
Il propose aux employeurs des conseils socio juridiques concernant les procédures de recrutement, les absences et les licenciements de salariés. Pour cela, le secrétariat social doit être parfaitement au fait des dernières règlementations en vigueur concernant le droit du travail.
Le signalement du risque social
Le statut du secrétariat social lui permet d’anticiper l’apparition d’un risque social au sein d’une entreprise. Si un tel risque se produit, il est de son devoir de le signaler.
Pourquoi travailler avec un secrétariat social en Belgique ?
Aujourd’hui, la majorité des entreprises belges a recours aux services d’un secrétariat social agréé par le Service Public Fédéral Sécurité Sociale.
Bien entendu, vous n’êtes pas obligés de vous affilier à un secrétariat social en Belgique, mais si 90 % des entreprises belges ont choisi de le faire, c’est assurément parce qu’elles en tirent d’énormes avantages.
Les avantages pour les entreprises
En déléguant une grande partie des tâches administratives à un secrétariat social, et au savoir-faire de leurs nombreux experts, vous vous offrez plus de temps pour vous occuper des tâches principales liées à votre activité et à son bon développement.
La sous-traitance de ces tâches vous évitera de plus de vous soucier des échéances de paiement. En effet, votre secrétariat social va se charger de la paie des employés, mais également des cotisations à destination de différents organismes.
Par ailleurs, les conseils octroyés par le secrétariat social sur vos droits et vos obligations vous permettront d’être toujours en conformité avec la loi et le droit du travail. C’est donc un bon moyen d’éviter des sanctions financières et des pénalités.
Les avantages pour l’employeur
Confier les lourdes tâches administratives va contribuer à alléger votre travail. Ainsi, vous allez pouvoir vous concentrer sur votre fonction. N’oublions pas que déléguer certaines activités de l’entreprise à un prestataire externe contribuera à faire régner une meilleure ambiance dans l’entreprise et participera au bien-être de vos employés.
En vos qualités d’employeur, vous allez bénéficier d’un accompagnement personnalisé sur tous les aspects qui concernent votre entreprise.
Les avantages pour les employés
Les salariés bénéficient d’informations plus claires concernant leur rémunération et leurs déclarations. L’externalisation va permettre à l’entreprise d’avoir une meilleure gestion de la législation. Il garantit également un transfert de données correctes sur les droits de sécurité sociale.
Les employés sont payés aux échéances fixées, et n’ont pas à se soucier de la gestion de leurs documents professionnels.
Les avantages pour les pouvoirs publics
L’externalisation des tâches administratives permet de maintenir un taux de perception élevé au moindre coût pour les pouvoirs publics. Aussi, les déclarations et les données fournies par le secrétariat social sont de meilleure qualité. Son implication dans une entreprise est par ailleurs un moyen de lutter contre le travail au noir.
Quel secrétariat social choisir ? Quel est le meilleur en Belgique ?
Le choix d’un secrétariat social est important pour une entreprise. Pour qu’il lui soit adapté, il faut qu’il réponde à certains critères qui correspondent aux besoins réels de l’entreprise. Les critères de choix principaux sont :
- la gamme de services proposés
- les grilles de tarifs
- les modalités de contact (disponibilité, gestionnaire de dossier attitré ou non…)
- les logiciels fournis et leur facilité de prise en main
Il est impossible de définir quel sera le meilleur secrétariat social pour toutes les entreprises, puisque cela dépend avant tout des besoins de chaque entreprises. Ces besoins dépendent de plusieurs facteurs, comme :
- la taille de la structure
- la région d’activité
- le secteur d’activité
- les besoins spécifiques à l’entreprise (conseils juridiques, différents statuts d’employés…)
Nous recommandons aux entreprises de commencer leurs recherches d’un secrétariat social en listant leurs besoins spécifiques, puis en comparant plusieurs offres.
Comparaison des secrétariats sociaux en Belgique
Afin de vous aider dans votre choix de secrétariat social, voici notre comparatif des secrétariats sociaux agréés en Belgique.
| Secrétariat social agréé en Belgique | Atouts | Avis des clients |
|---|---|---|
| Partena Professionnal | – Nombreuses agences en Belgique (29) – Logiciel perfomant pour faciliter l’administration salariale – Conseiller attitré à l’entreprise – Agrément Guichet d’entreprise et Caisse d’assurances sociales | 100% (sur 52 avis repris sur le comparateur en ligne Bobex) |
| Acerta | – Nombreuses agences en Belgique (28) – Disponibilité en ligne 24h/24h – Agrément Guichet d’entreprise et Caisse d’assurances sociales | 94% (sur 60 avis repris sur le comparateur en ligne Bobex) |
| Securex | – Présent dans 5 pays européens – Centre d’expertise interne HR Research – Attentif aux dernières tendances du marché de l’emploi – Agrément Guichet d’entreprise et Caisse d’assurances sociales | 91% (sur 13 avis repris sur le comparateur en ligne Bobex) |
| UCM | – Choisi par 1 employeur sur 3 en Wallonie – Presque 100 ans d’expérience – Mise en relation avec des partenaires de confiance (banques et assurances) – Agrément Guichet d’entreprise et Caisse d’assurances sociales | 3.6/5 (sur base de 30 avis Google sur UCM Bruxelles) |
| Liantis | – Nombreuses agences en Belgique (60) – 100 ans d’expérience – Agrément Guichet d’entreprise et Caisse d’assurances sociales | 3.7/5 (sur base de 242 avis Google) |
| Group S | – Près de 85 ans d’expérience – Agrément Guichet d’entreprise et Caisse d’assurances sociales – Payroll advisor attitré | 3.8/5 (sur base de 13 avis Google) |
| SD Worx | – Actif en Belgique et en Europe – Grande expertise dans le domaine des technologies | 98% (sur 67 avis repris sur le comparateur en ligne Bobex) |
| Attentia | – Nombreuses agences en Belgique (40) – Actif dans un grand nombre de secteurs d’activité – Spécialisé dans les questions de bien-être au travail – Service de formation | 100% (sur 17 avis repris sur le comparateur en ligne Bobex) |
| Secrétariat Social des Notaires de Belgique (SSN) | – Spécialisé dans le notariat – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures |
5/5 (sur base de 13 avis Google) |
| Secrétariat Social du Tournaisis (SST) | – Outils informatiques E-Services et Suite prisma – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures – Propose un guichet d’entreprise et une caisse d’assurances sociales | 3.4/5 (sur base de 25 avis Google) |
| Le CAP | – Spécialisé dans le secteur de la construction – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures | 4/5 (sur base de 9 avis Google) |
| Sodalis | – Service personnalisé et attentif – Service de formation pour employeurs et employés – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures | 3,8/5 (sur base de 4 avis Google) |
| Sodibe | – Gestionnaire de dossier attitré – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures | 3,3/5 (sur base de 12 avis Google) |
| Easypay Group | – Experts spécialisés dans les domaines socio-juridiques de nombreux secteurs d’activité – Propose un guichet d’entreprise et une caisse d’assurances sociales | 3,7/5 (sur base de 3 avis Google) |
| Salar | – Accompagne 1 PME sur 5 en Campine – Spécialisé PME du secteur privé | Information non disponible |
| Besox | – Gestionnaire de dossier attitré – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures – Propose un service d’agence bancaire et d’assurance | 100% (sur 14 avis repris sur le comparateur en ligne Bobex) |
| Nationale Patroonsdienst (NATPAT) | – Organisme familial – Spécialisé travailleurs indépendants et petites entreprises | 4,5/5 (sur base de 11 avis Google) |
| Orbiss | – Spécialisé dans la construction et secteurs connexes – Service spécialisé pour le “salaire garanti” | Information non disponible |
| Sodiwe | – Spécialisé pour les comptables – Service de formation | 4/5 (sur base de 19 avis Google) |
| Accuria | – Gestionnaire de dossier attitré – Outils de simulation | 3/5 (sur base de 9 avis Google) |
| CLB Group (Centrum Voor Loonbeheer) | – Services complémentaires : assurance, service de consultation juridique, service externe de prévention et de contrôle médical – Service de formation | 4,2/5 (sur base de 98 avis Google) |
| SSE | – Agent pouvant se déplacer en entreprise – Interlocuteur permanent attitré | Information non disponible |
| Handel & Ambacht | – Organisme à taille humaine idéal pour les petites structures | 3/5 (sur base de 3 avis Google) |
Partena
Partena est un secrétariat social qui propose une expertise sociojuridique et fiscale combinée et assistée par un programme numérique de Payroll. La gestion de votre personnel est simplifiée au maximum par l’utilisation d’un nouvel outil de Payroll qu’ils ont tout simplement baptisé ProSalary. Les entreprises qui choisissent Partena ont droit à l’accompagnement d’un consultant Payroll.
Par ailleurs, des experts prennent en main une partie ou la totalité de vos tâches liées aux ressources humaines. Partena met également à la disposition de ses clients des juristes expérimentés, des comptables, des experts-comptables et des fiscalistes. C’est un des leaders du marché belge.
Acerta
Acerta se propose de vous soulager d’une partie ou de la totalité de votre administration sociale et salariale.
Ses principales missions seront de surveiller les exigences légales et de vous fournir les renseignements et les conseils dont vous avez besoin pour mener à bien vos activités.
Ce secrétariat social est à la disposition de sa clientèle 24h/24. Pour toute la durée de la collaboration, Acerta garantit un service proactif, complet et personnalisé.
Securex
Securex se propose de gérer depuis ses nombreux bureaux vos tâches administratives. Ce secrétariat social répond aux moindres des besoins des entreprises grâce à ses efforts d’analyse des tendances du marché de l’emploi, mais aussi des évolutions en matière de ressources humaines. Ces analyses sont réalisées par le biais de leur centre d’expertise interne : le HR Research.
Parmi les solutions administratives proposées par Securex, il y a le confoHRt qui se charge de la gestion du personnel et l’experHRt qui s’occupe de l’administration salariale.
UCM
UCM est au service des indépendants, mais aussi des PME francophones. Ce secrétariat social belge se donne la mission d’accompagner et de conseiller les jeunes entrepreneurs indépendants pendant leur parcours dans la gestion de leurs projets entrepreneuriaux.
Liantis
Liantis est fort d’une expérience de 70 années dans la gestion des tâches administratives. Il possède près de 37 agences répartis sur tout le territoire. Quel que soit l’aspect de votre entreprise dont vous souhaitez lui confier la gestion, Liantis affectera à votre service des conseillers expérimentés.
Group S
Group S se tient à votre service que vous soyez un starter, un travailleur indépendant, un employeur ou une entreprise.
Son ambition ? Vous offrir les meilleurs services d’externalisation des tâches administratives, fiscales et de ressources humaines.
SD Worx
SD Worx est un secrétariat social qui ne souhaite qu’une chose, vous offrir une politique salariale attrayante. Ils sont de ceux qui croient qu’une politique salariale bien pensée va contribuer à asseoir une bonne rentabilité à votre entreprise. Cela vous permettra d’attirer, mais aussi de fidéliser les meilleurs talents.
Un secrétariat social en Belgique est un collaborateur précieux et polyvalent, qui est capable de s’occuper de toutes les tâches administratives qui incombent normalement à toute une équipe. Il vous est donc recommandé de choisir un acteur qui propose des solutions optimales à tous vos besoins.
Vous trouverez une présentation des différents organismes agréés ainsi que leurs contacts et régions d’activité sur notre page dédiée à la liste complètes des secrétariats sociaux en Belgique.
Comment changer de secrétariat social en Belgique ?
Dans le cas où votre secrétariat social actuel ne répond plus à vos attentes, cela ne pose aucun souci. Vous pouvez en changer rapidement et efficacement, bien que ce processus demande de respecter certaines conditions. L’une d’elle est de changer de partenaire en début d’année ou en début de trimestre.
Pour changer de secrétariat social en Belgique, voici les étapes à suivre :
- Consulter le contrat d’affiliation conclut avec le secrétariat social actuel pour vérifier la durée minimale d’affiliation (généralement de 3 ans) ainsi que le délai de préavis
- Rédiger et envoyer une lettre de rupture de contrat en recommandé à votre secrétariat social stipulant le début de la période de préavis (en général de 6 mois)
- Choisir un nouveau secrétariat social et souscrire un nouveau contrat
- Le nouveau secrétariat social va prendre en charge les obligations administratives du transfert
- Il va préparer la phase de lancement en programmant les nouveaux outils. Il va enregistrer vos données dans leur système
- Vos collaborateurs RH seront formés au nouveau système, puis la phase de test est lancée
- Le système est mis en place et le nouveau secrétariat social va déterminer avec le département financier la présentation des coûts salariaux.
Lorsque vous changez de secrétariat social, vous apportez un changement conséquent dans votre organisation et parmi vos collaborateurs.
Que l’on se rassure, les meilleurs secrétariats sociaux de Belgique mettent à votre service des logiciels intuitifs et faciles à prendre en main. Vos collaborateurs trouveront facilement leurs repères avec ces programmes.
Combien coûte l’affiliation à un secrétariat social ?
Bien entendu, le tarif d’un secrétariat social en Belgique varie d’un prestataire à un autre. Généralement, les frais couvrent tous les services offerts, ce qui en d’autres termes inclut les tâches administratives, la gestion du salaire et les conseils juridiques.
En ce sens, un client devra débourser soit un forfait mensuel fixe ou bien un montant bas au début, mais qui augmente au fur et à mesure qu’il demande des services supplémentaires.
Le coût de la gestion va dépendre du nombre de travailleurs et des associés actifs de l’entreprise. Étant un service proposé, le prix exact va être déterminé sur la base d’un devis. En moyenne, le coût d’un secrétariat social est estimé entre 23€ et 39€ par employé et par mois. En plus de ces frais réguliers et relativement fixes, il faut compter les frais de dossier ainsi que ceux d’affiliation.
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