Secrétariat social : combien ça coûte ? Prix en 2024

Vous souhaitez recourir aux services d’un secrétariat social, mais vous ne connaissez pas leurs prix ? Frais de gestion pour la souscription du contrat d’affiliation, mensualités et autres frais : découvrez dans cet article toutes les informations concernant les méthodes de tarification d’un secrétariat social et les gammes de prix pratiquées en 2024.

Tarifs d’un secrétariat social : quel est le prix de leurs services ?

Vous vous demandez peut-être quels sont les tarifs d’un secrétariat social si vous envisagez de vous y affilier ou de créer votre propre entreprise. Malheureusement, il n’y a pas d’estimation toute faite : le coût d’un secrétariat social va dépendre de plusieurs facteurs, notamment du secrétariat social auquel vous vous affiliez, étant donné que chaque organisme a le droit de fixer ses propres tarifs. 

Le prix d’un secrétariat social comprend généralement : 

• des frais de gestion lors de l’affiliation (élaboration du contrat, transfert des données…)
• des frais fixes par mois
• un prix fixe par calcul salarial et par collaborateur engagé dans la structure

Si vous souhaitez tout externaliser, vous devrez payer des frais de gestion supplémentaires pour certains documents, en plus des frais de service. Vous devrez également payer un supplément pour le logiciel.

L’estimation de ces tarifs pour votre entreprise va donc dépendre du nombre de personnes engagées dans votre structure, mais aussi du détail des services souscrits. L’idéal pour une estimation au plus juste est de demander une offre de prix personnalisée.

Exemple de frais moyens à payer pour un secrétariat social agréé

Bien que l’estimation du coût de revient des services d’un secrétariat social dépende de nombreux facteurs, vous pouvez toutefois compter en moyenne entre 23€ et 39€ par employé et par mois. 

Ainsi, cela revient en moyenne entre 13.800€ et 23.400€ par an pour une entreprise de 50 collaborateurs. A cela s’ajoutent souvent des frais annexes, comme le coût du logiciel utilisé (environ 1.500€) ou encore la gestion de documents supplémentaires. 

Notez qu’en règle générale, les secrétariats sociaux fonctionnent par échelons au niveau du nombre d’employés administrés (plus de 5 collaborateurs, plus de 35 collaborateurs, etc.). La taille de votre structure influe évidemment sur le coût annuel d’un secrétariat social.

Pour ce qui est des frais d’affiliation (constitution de dossier), ils s’élèvent en moyenne à 80€.

Comment changer de secrétariat social pour obtenir un bon prix ? 

Si les tarifs (entre autres) de votre secrétariat actuel ne vous conviennent plus, il est tout à fait possible de changer de secrétariat social. La procédure n’est pas compliquée, mais il faut néanmoins respecter certaines règles et certaines étapes. 

Votre contrat stipule une durée d’affiliation minimale (en général de 3 ans) ainsi qu’un délai de préavis (de 6 mois, le plus souvent). Ce sont des clauses que vous devez respecter, de même que l’envoi officiel d’une lettre de résiliation en recommandé pour la fermeture du contrat.

La durée du préavis vous laisse le temps de comparer les diverses offres du marché et de choisir votre futur secrétariat social. 

Que fait un secrétariat social ? Quel est son rôle ? 

La plupart des entreprises choisissent d’adhérer à un secrétariat social en Belgique pour lui déléguer leur administration salariale. En vous affiliant à ce type de prestataire, vous gagnez en effet beaucoup de temps et de tranquillité d’esprit pour ce qui concerne les formalités administratives. 

Avant de décider de confier votre administration à un secrétariat social, il est utile de savoir ce qu’il fait exactement. En voici les principales missions : 

• Administration des salaires (calcul, gestion et envoi des paies, y compris les retenues à la source, les primes, les remboursements et les congés payés)
• Collecte et paiement des cotisations sociales et des impôts à la source
• Gestion des déclarations fiscales
• Administration du précompte professionnel, des allocations familiales, des aides à l’emploi, de l’incapacité de travail, du crédit de temps, des congés de maladie, etc.
• Gestion des embauches et des départs (rédaction de contrats et autres documents officiels)
• Conseils en matière de licenciement, de recrutement et d’absences
• Prévention des risques sociaux 
• Conseils socio-juridiques

Comme vous pouvez le lire, vous pouvez contacter un secrétariat social pour de nombreuses questions et formalités administratives. Le panel de services fournis dépend toutefois du secrétariat social choisi et de l’offre souscrite. Certains proposent même de vous assister sur les questions d’organisation des emplois du temps. 

L’affiliation à un secrétariat social n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée. Au-delà du gain de temps et d’argent, c’est aussi l’assurance pour vous d’une part d’être toujours dans les règles fixées par le gouvernement belge et d’effectuer les démarches à temps, et d’autre part de garantir un service clair et efficace à vos collaborateurs. 

Un secrétariat social représente certes un coût à l’année, mais cet investissement est à mettre en parallèle avec tous les avantages dont il vous fait bénéficier, à vous et à votre entreprise. 

Vous souhaitez économiser de l’argent ? Vous pouvez le faire en comparant les tarifs de différents organismes sociaux. Vous pouvez le faire rapidement et facilement grâce à notre formulaire de devis.

Partena, Securex, Ucm… Quel est le meilleur secrétariat social en Belgique ? Nos 5 critères pour bien le choisir 

Bien que certains secrétariats sociaux aient une très bonne réputation et qu’il y ait des leaders sur le marché (comme Partena, Securex, Liantis ou encore Acerta), le meilleur secrétariat social, c’est avant tout celui qui vous correspond et couvre vos besoins comme vos attentes, tout en respectant vos contraintes. Mais alors, comment le choisir ? 

Avant de choisir un secrétariat social, il est recommandé de faire un point sur vos besoins : quelles sont les formalités administratives que vous voudriez déléguer ? Quels sont les actes nécessaires (récurrents ou ponctuels) liés aux activités de la société ? Avez-vous des attentes spécifiques, en fonction de vos équipes ou de la nature de vos activités ? 

Voici 5 critères de sélection à étudier pour bien choisir votre futur prestataire : 

1. Quels sont les services proposés ? (en plus de la gestion des paies et fiches de paie, ainsi que les autres missions classiques des secrétariats sociaux) Correspondent-ils à ceux dont mon entreprise a besoin ?
2. Quels sont les outils mis en place ? Sont-ils faciles et rapides à prendre en main ?
3. Propose-t-il l’attribution d’un conseiller attitré (gestionnaire de dossier interlocuteur unique) ? Est-ce que cela correspond à mes besoins réels ? 
4. Quelle est la grille de tarifs pratiquée ? 
5. À tarifs égaux, qu’est-ce que ce partenaire propose de plus qu’un autre ? 

En établissant une liste de vos besoins réels et en vous posant les bonnes questions, vous serez à même de comparer efficacement les nombreux secrétariats sociaux présents en Belgique. 

Vous souhaitez en savoir plus sur les différents partenaires possibles ? Nous vous invitons à consulter notre liste des secrétariats sociaux en Belgique. 

Quels sont les autres coûts à prévoir lors du démarrage de son entreprise ? 

Créer sa propre entreprise n’est malheureusement pas gratuit. Outre les frais de secrétariat social, il existe un certain nombre d’autres services pour lesquels vous devrez payer. Ceux-ci dépendent du type d’entreprise que vous souhaitez créer. Par exemple, une société entraînera plus de coûts qu’une entreprise individuelle (qui peut elle aussi faire appel à un secrétariat professionnel pour indépendant).

Voici ci-dessous les coûts que vous devez prendre en compte en fonction du type d’entreprise que vous allez créer.

Entreprise individuelle, travailleur indépendant

Avez-vous l’intention de travailler en tant qu’indépendant, freelance ou en profession libérale ?

Vous devrez alors payer une redevance unique pour vous inscrire en tant que personne physique auprès de la Banque Carrefour des Entreprises et obtenir un numéro d’entreprise. Cela vous coûtera 105,50€. 

L’affiliation à la caisse d’assurance sociale est gratuite. Bien entendu, vous devrez payer une redevance tous les trois mois équivalente à 20.5 % de vos revenus. En tant que débutant(e), vous bénéficiez d’une réduction pour les trois premières années sous la forme d’un plafonnement, c’est-à-dire que vous payez un montant calculé sur le revenu minimal, fixé à 14 658,44€ par an, soit 751.25€ par trimestre. 

Ce pourcentage est applicable pour les revenus annuels jusqu’à 72.810,95 €. Au-delà, il est de 14.16% (jusqu’à 107.300,30 € de revenus annuels). Si votre chiffre d’affaire annuel dépasse ce dernier montant, la cotisation trimestrielle maximale est alors fixée à 5.153,06 €. 

Entreprise “classique”

Avec une entreprise dite “classique” (ou Société à Responsabilité Limitée), les coûts sont plus élevés. Il s’agit ici de créer une véritable entitée juridique, ce qui nécessite d’effectuer davantage de démarches préalables à la création de la société. Cette création coûte en moyenne 1.200€ à 1.500€. Cela comporte : 

• 105.50€ d’inscription à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE)
• De 750€ à 1.000€ pour la réalisation de l’acte notarié de création d’entreprise (dit aussi “acte authentique”) auxquels s’ajoute 95€ de droits d’écriture des actes notariés (montant hors TVA)
• 50€ de droits d’immatriculation auprès du SPF Finances (acte constitutif)
• 223.90€ de frais de publication de cet acte constitutif aux annexes du Moniteur Belge  

En outre, dans le cas d’une entreprise, vous êtes tenu de verser des cotisations, dont le montant dépend non pas de la taille de la structure, mais du montant du bilan de l’avant-dernier exercice comptable clôturé. Comptez ainsi 387,34€ de cotisation pour un bilan inférieur ou égal à 831.990,83 € et 967,52€ pour un bilan supérieur.

A certaines conditions, une entreprise naissante peut bénéficier d’une exonération de cotisation pendant les trois premières années d’activité (au maximum). Il doit notamment s’agir d’une société de personnes (en opposition aux sociétés anonymes (SA) et aux sociétés en commandite par actions (SCA)) et il faut aussi que les mandataires et associés actifs de la société n’aient pas été indépendants au-delà de 3 ans (soit 12 trimestres) durant les 10 ans précédant la céation de société.

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